美容クリニックの医療事務の仕事の求人には「働きながらキレイになれる！」というフレーズをよく見かけます。
そのため、医療事務の中でも女性から特に人気のあるのが、美容皮膚科や美容外科などの美容クリニックです。
しかし、美容クリニックの仕事は人気があるため採用倍率が高い仕事です。
また一般的な医療事務の仕事と異なるため、イメージと違ったという人も多いのが現状です。
今回は、美容クリニックの医療事務の仕事内容について詳しく解説していきます。
美容クリニックとは
美容クリニックとは、美容を目的として治療に特化したクリニックです。
美容クリニックには美容整形外科、美容歯科、美容皮膚科など、美容クリニックでも様々な科があります。
一般的なクリニックでは病気やケガの治療をおこなうのが一般的ですが、美容クリニックではシミやシワ、医療脱毛、メディカルエステ、美容整形手術をおこなうため、見た目を美しくする審美治療となるため自由診療となり、保険の効かない施術がほとんどです。
そのため、一般の医療事務の仕事と異なり、看護助手の仕事や営業、接客などが主な業務内容となります。
これに加えて、事務的な処理もおこなう必要があります。
レーザーや医療脱毛、一部のメディカルエステの施術を除いて、美容クリニックの医療事務は医師や看護師の助手として、患部を施術箇所を動かないように支えたりということも業務のひとつに含まれます。
美容クリニックの医療事務の仕事内容
一般の医療事務の仕事と大きく異なり、患者さんがお客様として来院される美容クリニックの医療事務の仕事ですが、具体的にはどのような仕事内容があるのか解説していきます。
電話対応
美容クリニックの医療事務として働く場合、電話対応は必須の仕事であり、多くのお客様からの問い合わせに対応する必要があります。
一般の医療事務の電話対応であれば、取引先の電話対応もありますが、美容クリニックの場合、９割がお客様の問い合わせや予約の対応になります。
初めて問い合わせの電話としてくるお客様は、不安を抱え緊張しながら電話をかけてきます。
その緊張や不安を払拭しつつ、丁寧な電話対応が求められます。
また美容クリニックでは、１本の問い合わせの電話をカウンセリング予約に繋げられるようノルマを課している美容クリニックもあるため、電話対応は美容クリニックにとって重要な仕事であるといえます。
お客様の電話内容としては、既に通院されているお客様からの電話予約が５割程度、メニューの新規問い合わせが４割、その他クレームなどで１割程度です。
電話予約であれば比較的難しい業務ではありませんが、新規問い合わせではカウンセリングで来院されるように繋げることが求められるため、営業スキル・アポイントスキルが求められます。
また問い合わせでは、クリニックでおこなわれている施術内容を頭にある程度入れておく必要があります。
しかし、問い合わせの電話ですべて完結させてしまうと来院カウンセリングに繋がらないため、その匙加減が難しいという人も多くいます。
メール対応
電話以外にも、ネットやメールからの問い合わせや予約をおこなっている美容クリニックも多くあります。
最近では、ラインやSNSからの予約や問い合わせをおこなっているクリニックもあります。
美容クリニックの医療事務では、これらの問合せに一つひとつ丁寧に対応していく必要があります。
メールやSNSによる問い合わせでは、電話が嫌いなお客様や、緊急性が低いけど問い合わせたいことがあるという場合に利用されることが多いです。
電話対応に比べ、文章でわかりやすく丁寧に、一件いっけんの問い合わせに応じて返信する必要があります。
スケジュール管理
お客様のカルテを細かく記入し、その客様の次の予約の管理をおこなうのも、美容クリニックの医療事務の仕事の一つです。
当日受けたメニューと内容、次回の予約を確保するのも大切な仕事の一つです。
現在ではカルテが電子カルテになっていることが多いため、基本的なパソコン操作は必須です。
必要書類の作成
美容クリニックの医療事務では、カウンセリングで施術が決まったメニューを正確に明細書として起こす必要があります。
美容クリニックでは多くの治療メニューがあり、さらにその中でも細かく分類されていることも多くあります。
例えば施術が医師によるものなのか、看護師によるものなのかによって値段が違う場合もあります。
カウンセリングだけで話を聞きに来た、というお客様もいます。
お客様のメニューが一人ひとり違うため、間違った請求書や見積書を出すと医療事故につながる危険性や、クレームとなってしまう場合もあるので、重要な仕事の一つといえます。
会計
作成した明細書を元にお客様の支払いを会計するのも、美容クリニックの医療事務の仕事の一つです。
支払い方法も一般的な医療事務に比べて様々であり、現金、デビットカード、クレジット、医療ローンなど、複数の支払い方法を設けている美容クリニックが多いです。
また美容クリニックでの施術は金額が大きくなることも多く、現金の数え間違いやクレジットカードの金額の入力ミスなどは大きな損害に繋がります。
クレジットカードもクリニックによって使用できるもの・できないものがあるため、カード会社を把握する必要があります。
さらに高額な医療ローンを希望するお客様も多く、クリニックと提携ローン会社とのやり取りもおこなわなければならない場合もあります。
金利が金融機関ごとに異なるため、いくつかの金融機関と提携している場合、各ローンの金利を把握する必要があります。
ローン会社との信頼関係も大切であるため、審査を通すときも注意が必要です。
受付業務
美容クリニックの受付業務も、医療事務の仕事です。
美容クリニックの受付業務は ”クリニックの顔” ともいわれるほど重要なポジションであり、初めてお客様とクリニックが顔を合わせる場所です。
また待合室やカウンセリングルーム、診察室や手術室など、広いクリニックであれば20部屋以上の部屋がある場合もあります。
どの部屋が何をする部屋なのか把握し、お客様がスムーズに部屋移動をできるよう、そして空いている部屋を効率よくできるようにしていく必要があります。
看護助手
医療用レーザーや脱毛などをおこなっている美容クリニックでは、施術後に照射個所を素早く冷却する必要があります。
医師や看護師が施術を終えたら保冷剤などで冷却するのも、医療事務員の仕事である場合もあります。
また部位によって医師や看護師が上手く照射できるように、お客様の身体を支えるという場合もあります。
またメディカルエステを導入している美容クリニックであればエステの要素が強くなるため、一部の施術は医療事務員が行います。
もちろんレーザーや医療行為としているものではなく、ビタミンパックの施術などの医療行為に該当しない施術限定になります。
そのためメディカルエステを導入しているクリニックでは、エステティシャンの仕事を求められる場合もあります。
まとめ
今回は、美容クリニックで働く医療事務の仕事内容について解説しました。
思っていた以上に多くの業務をこなさなければならず、覚えなければならないことも多いと思った人もいるのではないでしょうか。
実際に美容クリニックでは働く医療事務スタッフには「汗だくになりながら院内を走り回っていた」というスタッフもいるほどです。
次回は医療事務で働くメリット・デメリットについて解説していきます。